正しい出張報告書の書き方とは?注意点はコレ!



初めての出張!

後で提出する出張報告書ってなに(・・∂) アレ?

 

Original update by:すしぱく

 

会社によっては出張が発生する業務があります。
電車で数時間の近場の場合があれば、飛行機や新幹線を使う場合もあります。

そして出張に決まってついてくるのが出張報告書です。
初めて出張に行く人には馴染みのない報告書ですよね。

そこで、出張報告書の正しい書き方やポイントをまとめました。
これから出張の可能性がある人も参考にしてくださいね\(^▽^)/

 

出張報告書って何?

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出張報告書はその名の通り、出張した際の報告書です(゚-゚*;)オロオロ(;*゚-゚)
これは出張が発生した場合に必ず提出しなければなりません。

出張と言っても内容は様々ですよね。単純に交渉や打ち合わせで出張になる場合があります。他にも販売促進や展示会参加をはじめ、クレームや故障に対処するためやプレゼンテーションなどがあります。

 

そこで行き先はもちろんですが、何をしに行ったのか?そこで何をして、どんな結果が出たのかなどを報告するものです。

 

内容が細かい規定は会社ごとに異なる場合が多いので、
先輩社員や上司に確認すると良いでしょうアワワ ヽ(□ ̄ヽ))…((ノ ̄□)ノ アワワ

以後、証明になったり、後で必要になる正式書類ですので、
作成の際は間違いのないように丁寧に作るようにしましょう。

 

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正しい出張報告書の書き方とは?

出張報告書の正しい書き方を見ていきましょう。

出張報告書を書かなければいけない、となった場合はまずひな形があるか確認します。

会社によっては決まったテンプレートが用意されていて、その内容に沿って作成する場合があるからです。それにテンプレートがあった方が内容を自分で考える手間が省けるので、ある程度、楽ができます。

 

しかしテンプレートがない場合は以下のような書き方をしましょう。

 

出張者名

出張に行った人の名前を明記します。
部署名からしっかりと書くのがポイントです。

 

出張先

今回の出張でどこに行ったのかを書きます。
読む側が分かるような書き方で書きましょう。

 

日程

出張に行っていた期間を書きます。
○○年○月○日(○)~○日(○)という書き方をします。

 

目的

今回の出張の目的を書きます。
プレゼンテーションなのか、展示会なのかなどイベントの名称を書きましょう。

 

内容

出張でなにをしてきたのかを簡潔に書きます。
ダラダラと長文になるのは避けましょう。

 

感想や報告事項

今回の出張で得たものや今後の抱負などを織り交ぜて、
3、4行程度の感想や報告事項を述べます。

 

以上が最低限、書かなければならない内容です(*`д´)b OK!
もし指摘があれば、書き加えて印を押して提出しましょう。

 

出張報告書以外に必要な書類はある?

Original update by:acworks

 

出張報告書以外にも必要な資料が発生する場合があります。書類の提出がないことで損をしてしまうということのないように確認しておきましょう。

 

出張には旅費が発生しますw( ̄o ̄)w オオー!

もちろん会社の経費から出してもらうのが一般的なので、
出張後に請求しなければいけません。

 

その場合に出張旅費精算書が必要になる場合があります主に交通費・宿泊費の立替を清算するための書類です。これがないと会社からお金を出してもらえない、なんて事態にもなり兼ねませんので、会社が何も言わなくても自分から動きましょう。

会社側から不要と言われた場合は作成しなくても問題ありません(´▽`) ホッ

 

他にも出張先でまとめた書類や報告書、展示会などであればパンフレットやカタログなども一緒に提出します。出張報告書以外に提出物がある場合は、出張報告書の最後に「添付書類」として記載するようにしましょう。

 

出張報告書の作成時はこんな点に注意!

出張報告書を提出すると分かっているのであれば、あらかじめ気を付けておくことがあります。

 

出張報告書は実際に上司が一緒に行って見ているわけではありません。ですから、報告する上司に分かりやすく書くことが重要です(。-_-。)ポッ

内容を正確に伝えるためにも、出張先では常に忘れないように、こまめにメモをとっておきましょう。

 

業務以外にも訪問先の感触や浮き彫りになった問題点なども押さえておきます。そこに自分なりの感想を付け加えて報告しましょう。出張先での結果を誇張したり、ありもしないことを書いたりとウソ偽りを書くのはやめましょう。

 

あくまで私情は挟まず客観的にまとめることが大切です( ̄ー+ ̄)

できれば出張前にその目的や業務内容を事前にまとめておくと、
出張業務はもちろん、報告書を書く際にも大変役に立ちますよ。

最後はしっかりと見直して、誤字脱字のチェックをしましょう。

 

まとめ

いかがでしたか?

 

会社に入って仕事をしていると様々な書類作成に追われることになります。
最初は大変かもしれませんが、慣れれば短時間で作成できるようになります。

しかし最初はとても重要です。

丁寧に作成して間違いや指摘は素直に受け止めて直すようにしましょうヽ(=´▽`=)ノ



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