社外への電話のかけ方マナーとは?相手が不在の場合はどうする?



電話って苦手だなぁ…(゚ー゚;Aアセアセ

電話マナーをもう一度見直そう!

 

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メールでのやりとりはきちんと出来るのに電話だと焦ってしまう。
そんな電話が苦手な気持ち、とてもよく分かります。

しかしビジネスの中で電話対応は避けては通れない道なんです。
いつまでも「電話が苦手」では通用しないのが社会人なんですよね。

電話が苦手なのは予想外の出来事が起きた時にどうしたらいいか分からないからです。

ここでは電話対応の基本と応用のマナーを確認していきましょう(。-_-。 )ノハイ

 

社外へ電話をかける場合に注意することは?

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会社内で内線を使って誰かに電話をするのとは違って、社外に電話をする場合は緊張しますし、ちょっと身構えてしまいますよね。

 

取引先などに電話をする場合は失礼があってはいけないという気持ちが働きますので、尚更、手が震えて電話ができない、という人もいるでしょうo(;△;)o エーン

 

まず落ち着いて、電話をかける相手を確認します。電話番号はもちろんのこと、相手の会社名、部署、名前を言い間違えないように気を付けましょう。

 

電話対応が苦手なのであれば、電話をする前にあらかじめ伝える内容をまとめておきましょう。誰にどんな用事で電話を掛けるのか、何から話せば相手に伝わるのかなど、メモ程度に書いておきます。

 

書いたメモを見返して、実際に電話をする前にデモンストレーションしてみましょう。自分の言葉で説明できればOKです。

また社外の人へ電話をかける時は、社内と違って相手の行動が読めません(゚ロ゚;)エェッ!?ある程度、予測をして相手が忙しそうな時間やお昼休み中などは避けるようにしましょう。

 

事前に電話することが分かっていれば、○日の○時ころに電話をしても良いか確認しておくと間違いないですね。

 

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社外への電話のかけ方マナーとは?

社外へ電話をかける場合は、必ずしも本人が直接電話に出るとは限りません。多くの場合、その会社の受付の社員や、電話のそばにいた社員が出ると思っておいた方が良いでしょう。

 

まずは自分のことを名乗る必要があります。

会社名と名前を言えればOKですが、相手が聞き取りやすいようにはっきりした声でゆっくりとした口調を心がけましょう。

 

そして忘れてはいけないのが、敬語を使うことです。

特に取引先の場合は自社の顔として電話をするといった気持ちを忘れないようにしてください。

 

「○○株式会社の○○と申します」でも良いですが、いきなり名乗ると相手も聞き取りづらいのでクッション言葉を入れます。「いつもお世話になっております。」の後に会社名と名前を名乗ればスムーズです。

 

そして話したい相手が今、電話に出ることができるのかを確認しましょう。
その時も誰に用事があるのかをきちんと伝えます(*’-‘)b OK!

「佐藤」や「鈴木」など同じ苗字が多い人の場合はフルネームで尋ねると親切です。
部署が多い会社の場合は部署名と名前をいうと分かりやすいでしょう。

 

話したい相手が不在だった場合はどうする?

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電話をかけた時に話をしたい相手がすぐに電話に出られる場合は良いのですが、場合によっては不在であったり、会議中で出られないといったことがあります。

 

そんな時は焦らずに以下の対応を取りましょう。

 

急ぎではない場合

急ぎの用事でない場合は電話の相手がどのくらいで戻るのかを確認します。会議なら何時ごろに終わるのか、外出中ならどのくらいで戻るのかなど聞いて構いません

相手の手が空く時間が確認できたのであれば、その時間に再度かけ直すことを伝えてその場は一度、電話を切りますε- (´ー`*) フゥ

その日は戻らない場合は後日かけ直します、でOKです。電話があったことだけを伝えてもらうという手段をとっても良いでしょう。

 

 

急ぎの用事の場合

早急に相手と連絡が取りたい場合は、対応が変わります。

電話に出た人に連絡を取ってもらい、折り返しかけてもらうようにお願いしたり、差支えない程度に伝言をお願いしましょう。

 

また相手が会社の携帯電話を持ち歩いているようであれば、その番号を聞いてそちらにかけさせてもらえるか聞いてみるのもありです。

電話に出た相手が「折り返しかけさせますか?」などと聞いてくれる場合もあります。その場合は素直にお願いしても構いません。

 

 

見落としがちな電話の切り方マナーとは?

電話で伝えたいことを上手く伝えられて、相手と問題なく電話を終えることができても、最後の最後まで気を抜いてはいけませんΣ(゚□゚(゚□゚*)ナニーッ!!

電話を切る時は気を抜いてしまいがちですが、電話を切る時にもマナーがあるって知っていますか?

 

 

電話を切るにもタイミングがあります。
基本的には電話をかけた側が後に切るという暗黙のルールがあるんです。

例えばあなたが取引先に電話をして、最後に「失礼します」と言ったとします。
その直後にすぐに通話を切ってはいけません。

何も話す必要はありませんが、受話器を耳にあてたまま、相手が電話を切るのを確認してください。そして相手が電話を切って「ツーツー」という音が聞こえたら、あなたも受話器を置きます。

 

これが意外に忘れがちなマナーなので、是非、覚えておいてくださいね(*^-^)ニコ
特に目上の相手へ電話をした場合は、しばらく電話を切らずに待つ人もいます。

小さなことですがビジネスの中では大きな信用に繋がりますよ。

 

電話口の印象がガラリ!敬語については、こういった記事も読まれています。

ビジネスで使う敬語のマナーとは?間違いやすいポイントは?
混同しやすい尊敬語・謙譲語一覧とは?誤用した例文はある?

 

 

まとめ

いかがでしたか?

電話では事前に話すことをまとめておけば、まず焦ることはありません。
あとは相手の話をよく聞きながら、聞き取りやすい言葉で話すようにしましょう。

電話で失敗したくないというのは、あなたの責任感の表れでもあります。
その気持ちを大切に持ち続けて、丁寧な対応をしてくださいね(≧∇≦)b OK

 

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