不在の担当者に電話がかかってきた場合の伝言メモの取り方とは?



あっ電話で伝言を頼まれていたんだっけ

内容が思い出せないなぁ…(TmT)ウゥゥ・・・

 

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会社の中で自分以外の人にかかってきた電話を取ることは日常茶飯事です。そんな時、相手がすぐに電話を替われるのであればいいのですが、会議や外出中などで難しいときもあります。

そんな時に電話の相手に伝言を頼まれたら…?

 

あなたは正しくメモを取ることができていますか?
また伝言を当事者に伝えることはできているでしょうか。

ここでは電話の伝言メモについてまとめましたv(*’-^*)-☆ ok!!

 

電話対応の前に用意しておくべきものとは?

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まず、電話がかかってきてから慌ててメモを用意するのでは遅すぎます。基本的にはいつ電話がかかってきても良いように、用意するものがあります。

それはメモとペンです。

 

メモとペンはビジネスマンの必須ともいえるアイテムです(-ω☆)キラリ電話以外にも会議の中で気づいたことをメモしたり、先輩の助言をメモしたり…活躍の場はたくさんあります。

仕事のような情報量の多い環境の中ですべてを頭の中で覚えるのは不可能に近いです。後で見て思い出せるようにメモとペンはいつも持っているようにしましょう。電話の場合も自分が出る時はもちろん、自分が電話をかける場合も、手元にはメモがある状態がベストです。

 

また利き手に気を付けて電話の受話器を持つようにしましょうヾ(=^▽^=)ノ
右利きの人なら受話器を左手で持って話をしないとメモができません。

慣れれば習慣づいてきますが、慣れないうちは意識して
利き手と逆の手で受話器を取るように心がけてくださいね。

 

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電話内容を書くのに役立つメモはコレ!

電話に慣れないうちは「メモを取れ」と言われても、何を聞いて書き留めたらいいのか判断が付かない場合も多いでしょう。当然ながら一言一句メモをするのは不可能です。そんな時には事前に自分でメモリストなどを作っておくと良いですw( ̄△ ̄;)wおおっ!

 

電話がかかってきたら必ず聞かなければならないこと、聞いておくと役立つことなど、過去の失敗も踏まえてテンプレートのように管理しておくと良いでしょう。パソコンに打ち込んで何枚か印刷すれば、毎回そのメモを使うことで伝言の漏れをカバーできます

 

自分で作っている時間がないという人は、インターネット上で無料配布されているメモを活用するのもOKです。「電話メモ」「伝言メモ」などで検索すれば印刷するだけで使えるメモ用紙がたくさん出てきますヽ(^◇^*)/ ワーイ

中には可愛らしいイラスト付きのものや、ビジネスに適したものどんな用件だったのか一覧にしてあって、○を付けるだけでOKなものなど、白紙のメモよりも使いやすいものが多数あります。

 

最初は手間かも知れませんが、慣れてくれば白紙にメモができるようになります。
ミスを防いでワンランクアップするためにも、役に立ちそうなメモを活用しましょう。

 

不在の担当者に電話がかかってきた場合の伝言メモの取り方とは?

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自分が出た電話が不在の担当者あての電話だった場合を想定して伝言メモの取り方を見ていきましょう。

 

メモを取る時に相手が行ったことをすべて書きとめようとしていませんか?話すスピードと書くスピードは明らかに違いますよね。

ですから、すべてをメモする必要はありません。ポイントを押さえたメモが取れれば、しっかりと相手に伝えることが可能です。

 

そのポイントとは以下の通りです。

  • 電話をかけてきた人の会社名、部署名、氏名
  • 用件の内容を簡潔に
  • 相手から伝言があれば簡潔に
  • 電話がかかってきた日時と時間

これだけです。

 

上手く聞き取れない場合は、「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか」と聞き返しても問題ありません。間違った情報を伝言するよりも、きちんと確認して正しい情報を得ましょう。

 

書き方も後で自分が読んで分かる程度に書かれていれば問題ありません。走り書きや箇条書きで構いませんので、どんどん書いていきましょう。

最後に会社名や名前は復唱して相手に確認を取り、申し伝えることを相手に伝えたら完了です(”`д´)ゞ ラジャ!!

電話を切った後で読み返して、今度は伝言をする相手に分かるように書き直しましょう

 

電話の伝言メモはそのまま伝言相手に渡してもOK?

最後はメモを取った伝言を伝言相手に伝えなければなりません。多少手直しはしているとは思いますが、伝言メモをそのまま相手に渡すのはタブーです。

結局は他人が書いたものですから、解釈が違ったり誤解を与えてしまうことがあります。伝言相手に伝える時には、まずは口頭で伝えましょう(σ_σ)ゞ

 

一通り説明した後で、補足程度にメモを渡してください。
確実に正確に伝えるには1番の方法です。

しかしやむを得ずあなたが会議などで席を外さなければいけなかったり、伝言相手の会議が長引いて顔を合わせられない場合もあるでしょう。そんな時は伝言相手の机などに置いてしまってOKですが、出来る限り目立つ場所に置くようにします。

 

他の書類に混じって見落としてしまう、ということのないように机の真ん中に置いたり、目印になるものを上に置いたり、メモ自体を派手な色のものにするのも良いですね( ̄ー ̄)ニヤリッ

戻ってきて真っ先に見てもらえるような工夫をすることも伝言を受け取った側の心遣いです。

 

 

 

まとめ

いかがでしたか?

自分への電話ではないからといって、適当にあしらうのは良くありません。

当事者が困らないように、また電話をかけてきた相手に迷惑にならないように、
受け取った伝言はしっかりメモをして伝言相手に伝えましょう。

慣れればきっと伝達上手になりますよ(^▽^)

 

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