折り返しの電話をかける際のマナーとは?



不在の時に電話が来ることが多い!

折り返しの電話ってマナーがあるのかな(・へ・;;)うーむ・・・・

 

Original update by:acworks

 

同じ会社で仕事をしていると自分あての電話がかかってくるケースも増えます。
会議や外出で席を外している時もあるでしょう。

そんな時に折り返しの電話をしなければならないこともありますよね。
でも折り返しってタイミングもよく分からないし苦手だという声も聞きます。

ここでは折り返し電話のマナーや対応方法について、確認しておきましょう(σ_σ)ゞ イエッサー!!

 

すぐに折り返しの電話を入れた方がいいケースとは?

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折り返しの電話で1番悩むのがタイミングだといいます。

代わりに電話を取ってくれた人からの伝言では、相手の温度感や急ぎ度が伝わりません。

 

では、すぐに折り返した方がいい電話とはどんなものでしょうか(゚ー゚*?)オヨ?

 

 

第一に上司や取引先から電話があり、あなたが不在で対応できなかったという場合は、
用途に関わらず一度、折り返しの電話を入れましょう。

あなたに伝えたい用事があるというのは確実です。
特に取引先の場合は今後のお付き合いを左右することになり兼ねません。

お客様は第一優先で物事を進めるべきです。

 

 

次に伝言で「折り返し電話ください」と残っている場合や、
相手から「急ぎの用事がある」などと言われた場合は早急に連絡をしましょう。

そして特に急ぎではないが「かけ直してください」というような伝言をもらった場合は、
相手との関係性や取引の内容などを考慮してタイミングを考えましょう( ̄Λ ̄)ゞ んむっ

この場合は、他に優先順位の高いものがあれば、そちらを優先して構いません。
しかし電話を折り返すことを忘れないようにしましょう。

 

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折り返しの電話をする前にチェックすることは?

では、折り返しの電話をする場合にチェックしておきたいことを見ていきます。

いくら急ぎでも、必ずチェックしましょう。

 

まず、時間です。

どうしても会議が長引いてしまって退社時間を大幅に上回ってしまうこともあります。

出張先から電話をしなければならないこともあるでしょう。
その場合に非常識な時間帯ではないかを確認します うんうん!(^-^)

真夜中の電話や明らかに退社しているであろう時間に電話をするのは常識はずれです。
その場合はメールを送っておいて、翌日に電話をするなどの対応を取りましょう。

 

また留守番電話にメッセージが残されている場合もあります。

そのメッセージの中に話したい内容、
確認してほしいことが含まれている場合があります。

あらかじめ、留守番電話の内容を確認し、対応できるようにしておきましょう。
事前に用意できるものは手元に置いておくのがベターですw( ̄o ̄)w オオー!

また「○○の件についてです」と伝言をもらい、
どんな内容なのか想定できる場合も、その回答を用意して電話をするのが良いですね。

 

折り返しの電話をかける際のマナーとは?

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実際に電話に出られなかった相手に折り返しの電話をかけた場合にも最低限のマナーがあります。

 

多くの場合が相手の会社に電話をかけることになりますので、
電話をもらったが出ることが出来なかった旨を申し出ます。

その上で、自分の会社名と名前、誰から電話をもらったのかを伝えて取り次いでもらいます。

その後、実際に電話をもらった本人にも謝罪をしましょうm(。_。;))m ペコペコ…

電話に出られなかった理由をダラダラと述べる必要はありませんが、
何事もなかったように用件だけ話すのは失礼です。

 

もちろん、敬語はしっかりと使いましょう。どんなに仲が良くても礼儀は大切です。

例え社内で親しくしている同僚だったとしても、
電話に出られなかったことへのお詫びや謝罪は必ず入れるようにしましょう。

ビジネスマンとしてのマナーだと心得てくださいね(゚ー゚☆キラッ

 

折り返し電話をしたが相手が不在だった、そんな場合はどうする?

折り返しの電話をかけても、その相手が不在の場合もあります(* ̄□ ̄*;
お互いにビジネスの場なので、いつも電話に出られるとは限らないですよね。

 

折り返しの電話をしたのに相手が不在だった場合は、以下のような対応をしましょう。

 

まず不在の相手がいつ頃戻るのか、外出なら何時に戻るのか
または戻らないのかなど確認をします。

この場合、「折り返しをさせましょうか」と聞いてくれる場合があります。
その時はあなたの以後のスケジュールや状況によって判断しましょう。

あなたがその日は離席する予定がなく、必ず電話に出られると確証があるのであれば
折り返しをお願いしても良いでしょう。

 

しかしビジネスの場では時に何が起こるか分かりません∑(; ̄□ ̄A アセアセ
相手が折り返しの電話をしてくれた時に、また出られないということは避けたいですよね。

基本的には「またこちらからかけ直す」ということを伝えましょう。
そして目安の時間に再度、こちらからかけ直す方がスマートです。

 

 

 

まとめ

いかがでしたか?

折り返しの電話はタイミングが難しいと言いますが、
相手はあなたに用事があってかけてきているかと思いますので、
なるべく早く返すようにしましょう。

逆の立場で急ぎの用事があった場合は、折り返しの連絡がないと、とても困りますよね。
相手の気持ちになって行動に移せると、ビジネスは円滑に回っていきますよ( ̄ー+ ̄)

 

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