オフィスの引越しを効率よくすすめる手順は?



オフィスの引越しって、何から手を付ければいいの?

見逃していることが無いか、不安なんだけど…

 

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オフィスの引越し…大変そうですね。^_^;

 

個人の引越しと比べて、やるべきことは段違いに多いのですが、
一つでも不備があれば、すぐに営業に差し支えてしまうため、担当者の責任は重大です。

今回は絶対に間違えたくない、オフィスの引越しについて調べてみました。
効率よく進めるためには、どの様な手順をふめばいいのでしょう?

ご担当者様は、よ~く確認してくださいね。(^_-)-☆

 

オフィスの引越しがスムーズに進む手順は?

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オフィスの引越しの準備は様々な事柄があり、何から手を付けたらいいのか、
頭を抱えているのではないでしょうか?

まず、やるべきことを押さえましょう。

 

下にオフィスの引越しで、最低限やらなければいけないことを挙げてみました。

 

1.解約予告期間の確認

現オフィスとの契約を確認しましょう。解約予告は何か月前にしなければならないですか?

 

2.原状回復条件の確認

オフィスの明け渡しの際に、どこまで原状回復すればいいのか、オーナーや管理会社に確認します。

 

3.移転先の検討・決定

立地・設備・コストなどの条件を元に、移転先を決定し、契約します。

 

4.移転計画の立案

何をいつまでに行えばいいのか、スケジューリングします。

 

5.手続き・庶務関係

移転に伴う細々とした手続きを行います。

引越しの見積もり、電話回線、インターネット関連、転居案内の作成など…

 

6.オフィスプランニング

オフィスの内装やレイアウトを決めます。

 

7.内装・設備・インフラ工事

電気工事・電話工事・LAN工事など、専門業者に依頼します。

 

8.引越し作業

当日の引越しです。

 

9.関係官庁への届け出

法務局、税務局…各官庁へ移転届けの提出をします。

 

10,原状回復工事

旧オフィスの原状回復工事です。

 

だいたいの流れが見えてきたでしょうか?

 

ここで一番大切なのが、4.の移転計画の立案です。
具体的なスケジューリングは特に重要です。

では、どのようにスケジューリングすればいいのか、見ていきましょう。

 

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手順や準備を考慮してスケジューリングしよう!

オフィスの移転で一番頭を悩ますのが、「何を」「いつまでに」行えばいいのか?という事ですね。

 

このスケジューリングさえしっかりしていれば、そう慌てることはありません。

とはいえ、どのように組めばいいのでしょうか?

まず、何か月前に何をしたらいいのか?大まかにまとめてみました。

 

6ケ月以上前

・現オフィスの解約予告・原状回復を確認
・オフィス移転計画の立案
・新オフィスの物件情報の収集

 

5ケ月以上前

・新オフィスとの契約

 

4か月以上前

・新オフィスをどのように使うのか、レイアウトなどのプランニングや必要機材(オフィス家具類等)の調達

 

3か月以上前

・各業者(引越し、内装など)への発注準備

 

2カ月以上前

・社内で移転プロジェクトチームを編成
・移転に伴う届け出の整理

 

1か月以上前

・全社員へ移転作業を説明、引越し準備に入る
・移転の案内状を取引先に送付

 

当日~後日

・引越し作業
・旧オフィスの原状回復の確認

 

これを年表のようにリスト化して、スケジュールを把握します。

細かいことも見逃さずに書き加えていきましょう。

 

でもこれだけでは不十分です。

漏れが一つあっただけでも、社員から不満が出てきますし、取引先に迷惑を掛けてしまう事もあります。

では漏れを防ぐにはどうしたらいいでしょうか?

 

チェックリストを作成して漏れがないかもチェック

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漏れを防ぐために有効なのは、チェックリストを作成することです。

スケジュール表を元にして、各項目ごとに出来るだけ細かいチェックリストを作成しましょう。

 

例えば、「移転の案内状作成」の項目なら、

□案内状の作成(○月○日まで)

□送付先の洗い出し(○月○日まで)

□印刷の発注(○月○日まで)

□発送(○月○日厳守!)

と、いった具合です。

 

何をどこまでやったかが、一目瞭然なので、漏れを防止するのに役立ちますし、途中で担当者が代わっても、すぐに引き継げます。

 

今まで引越し作業の流れを大まかに書いてきたのですが、それでも掛かる労力はハンパではありません。

これ全部を漏れなくやる…そんな自信の無い方もいらっしゃるのでは…?^_^;

 

オフィスの引っ越しを専門とする業者に頼むのもあり

ここまで見てきて、オフィスの引越しには莫大な作業量があることが分かったと思います。この作業と並行して、いつもの仕事をこなさなければならないのですから、それはそれは大変です。

 

オフィスの移転をトータル的にサポートしてくれる業者があります。そういう業者に相談しながら作業を進める、というのもありだと思います。オフィスの引越し専門に行っている業者ですから、さまざまなパターンに対応してくれるはずです。

 

「いつまでに、何をしてください」と具体的なアドバイスを受けながら作業すれば、
非常に心強いですよね。(^_-)-☆

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

オフィスの引越しは、一生のうち何回もするものではありません。

でも、初めての経験だからといって、よく分からないまま進めてしまう訳にもいきません。何をいつまでにしなければいけないのか、きちんとスケジューリングして、確実に作業を進めていきましょう。

難しいと思った時には、プロにアドバイスを受けることも検討してみて下さい。

 

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