新年会の案内状に文章テンプレートを使用する場合の注意点は?



新年会の案内状は、

ぱぱっとテンプレートを使って作ろう(^^♪

 

んん!?ちょっとまって!?

テンプレート文がありすぎて

どれを選べばいいかわからないよ!

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Original update by : ぱくたそ

 

案内状のテンプレートはとても便利ですが、
送り先に合わせた適切な文章を選ぶのは
なかなか難しいものです。

今回は、新年会の案内状のテンプレート文に焦点を当てて、
注意点や選び方などについてまとめてみました。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

新年会の案内状を書く場合の大まかな構成とは?

 

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新年会の案内状の内容は
どのような構成にするのが一般的なのでしょうか?

 

案内状には大きく分けて2種類あり、
回覧にする場合個人あてにする場合があります。

どちらにしても構成は同じで、
あいさつ文+新年会の概要」という順番で書きます。

 

では、内容はどのようなものが適切なのでしょうか?
ちょっと堅苦しいですが、
案内文はなぜ必要かについて考えるとよいと思います。

 

◎社員の皆を快く招待するため
◎場所・日時・費用などを通知するため
◎出席か欠席について尋ねるため

 

以上3点が、案内状の目的です。

 

これに基づき、あいさつ文には
新年会に是非来ていただきたいという旨を書く必要があります。

概要には、通知内容を書きましょう。

出席・欠席については、
あいさつ文に書く方法と最後に別途書く方法とどちらでも大丈夫です。

 

これをすべて自分で書くとなると、大変そうですよね…

どうすれば、皆に失礼のない案内状を書けるのでしょうか(゚Д゚)?

 

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案内状が大量に必要なら文章テンプレートに頼ろう

今回のように、大量に案内状を作らないといけない場合、
ゆっくりと文章を考えている時間がもったいない場合があります。

そんな時は、ある程度文章が出来上がっている
テンプレートに頼ると非常に楽です。

 

テンプレートは大体以下のような内容が
そろっているものが多いです。

それぞれの項目に、必要なことを当てはめて
使用するイメージになります。

 

宛名(左詰め)

回覧の場合は大きく回覧とわかりやすく書き、
どこの部署もしくは課あてかを書きます。

個人あての場合は、個人の部・課・名前を書きましょう。

 

年月日、自分の名前、連絡先(右詰め)

連絡先はそれぞれの会社によって違うと思いますが、
みんなが連絡を取れやすいものを書いてください。

 

タイトル(真ん中)

真ん中にわかりやすく、
新年会のご案内」などと
内容がわかるようなタイトルを大きくのせましょう。

 

あいさつ文(両端揃え)

拝啓、新年のあいさつから始め、
新年会をする旨を書きます。

出欠の連絡の方法にも軽く触れ、
締めのあいさつを書きます。

新年のあいさつには、季語や定型文などが必要になりますが、
こういったものはテンプレート文として
用意されているものが多いので、上手に利用しましょう。

最後に右詰めで敬具を書くことをお忘れなく!

 

概要

真ん中に「記」と書き、概要をコンパクトにまとめます。
日時・場所・会費など必要事項を書いてください。

簡単に会場までの地図を載せても丁寧だと思います。
最後に右詰で以上と書きます。

 

これくらい、しっかりしていると安心ですね(・´ω`・)
では、注意点はあるのでしょうか?

 

新年会の案内状に文章テンプレートを使用する際の注意点は?

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Original update by:写真AC

 

どのようなことに注意して
文章テンプレートを使用すればよいのでしょうか?

最も気をつけなくてはいけないのは「あいさつ」です。

 

案内文を全員の手に渡る時期が
いつごろになるのかきちんと考えて
あいさつ文を書く必要があります。

 

新年会をすることが決まるのが年末であったとしても、
年始に案内状がいき渡ることはありませんか?

 

もし、年末に渡せるのでしたら

師走の候」「歳末の候」から始め、
1年の感謝の気持ちをあいさつ文に示しましょう。

 

年始になってしまうようでしたら
初春の候」「新春の候」から始め、新年の喜びを書きましょう。

もちろん、実際のところは
1か月前には案内状を渡しているのが理想的です。

 

内容についても注意が必要ですが、
出す時期も早めにできるよう注意してくださいね☆

 

では、内容は送る人によって変える必要はあるのでしょうか。

 

差出人ごとに文章テンプレートの文面は変えるべき?

文章テンプレートの使用法は分かったけど、
内容は差出人別に変えるのが普通でしょうか?

社内の人だけに送る場合は、変える必要はありません

 

もし、社外の人にも送る場合は
内容を変えたほうが効果的ですよ(^-^)V

 

社内の人だけに送る場合は、
1番最初の左上の宛先のみ変更すれば大丈夫です!

皆の分を変えるのは大変ですもんね…

 

社外の人の場合ももちろん
宛先のみ変更しても大丈夫なのですが、
変えるほうが印象がいいでしょう。

 

取引先を誘う場合
その会社について少し書いたほうが
オリジナリティが出て良い
ですよ☆

 

また注意点ですが、
どんなに仲の良い会社であったとしても、
丁寧な敬語を心がけましょうね(`・∀・+´)

親しき仲にも礼儀あり!ですよ~

 

まとめ

いかがでしたか?

やはり、こういったビジネス文書は、
テンプレートに頼れば簡単で安心して案内状が作れますよ!

テンプレートを使うことで
書き忘れ等もなくせるので一石二鳥です☆

 

言葉遣いや時期に注意して利用してくださいね(`ω´*)

 

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