ビジネス文書の定義とは?その種類や基本的な書き方は?



仕事ができる人間になるためには、
ビジネス文書をつくれることは大前提・・・

でもその定義っていったい何なんだろう??

 

Original update by:いしだひでヲ

 

社会人になると今までは気にしなくても良かった部分を学び、
身に着けていかなければなりません。

それは社会のルールであったり、挨拶や服装など様々ですが、
仕事をする上で大切になってくるのがビジネス文書という考え方です。

 

特に社会人になって浅い人はビジネス文書とはどんなものを指すのか?
というところから、しっかり理解する必要がありますね。

ここではビジネス文書の定義や書き方を
レクチャーしていきます…o(;-_-;)oドキドキ♪

 

ビジネス文書の定義とは?

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まず、ビジネス文書の定義とは何なのでしょうか?

 

定義というと難しく考えてしまいがちですが、要は意識合わせです。ビジネス文書の定義が人それぞれズレていては、それはビジネス文書にはなりません。

分かりやすく書いていくと、企業や団体が業務を行ったり、外部と通信するために作成する文書のことですo(*^▽^*)o~♪

ビジネス上の要件を相手に伝えることが目的なので、
簡潔に既定のフォーマットに合った方法で書く必要があります。

 

そこには個人的な感想や感情は不要です。

文書・書類・メールと様々な形がありますが、伝えたいことだけを的確に書いていきます。

媒体はパソコンを使う場合、ワード・エクセル・パワーポイント・メモ帳など様々です。

常識の範囲内で相手に合わせる必要はありますが、決まりがなければ基本自由で構いません(*’-‘)b OK!

友達とのメールのやり取りとは違うので絵文字や装飾は不要です。
誤字脱字や言葉遣いにも注意を払う必要があります。

 

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ビジネス文書にはどんな種類があるの?

では、ビジネス文書にはどのような種類があるのでしょうか?

ビジネス文書は単に会社の中で使う文書をいうのではありません。
社会に出ると様々な人との交流が一気に増えます。

その中には同じ社内に人もいれば、取引先としてお付き合いするであろう、
社外の人も例外ではありません(-_-)ウーム

このように文書にも社内文書と社外文書というものに分かれます。
大きく分けてこの2種類がビジネス文書と呼ばれるものです。

 

 

社内文書

その名の通り、社内でのやり取りに使われるビジネス文書です。
例としては、報告書・通達文書・届出などがあります。

決まったフォーマットがあれば、それに習って作成していきます。

ダラダラと長い文書は読んでもらえない可能性もありますΣ(|||▽||| )

 

内容は出来るだけ簡潔に、相手に分かる言葉で書く必要があります。

社内の人というのは、いわば身内みたいなものなので、
ある程度の失敗は許されるかもしれません。

しかし同じ間違いは繰り返さないように、初めのうちは指摘されたことをメモする等して
しっかりと頭に叩き込みましょう。

 

 

社外文書

社外の相手との社交的なやり取りという目的を持つのが社外文書です。

契約書や見積書、納品書や領収書など、
ミスがあれば会社全体に関わる大切な書類です。

 

取引先である場合が多いので対応によっては相手を怒らせてしまったり、
相手に意図が伝わらず取引が滞ってしまうこともあり得ます。

社内文書以上に言葉の並べ方、言葉遣い、
誤字脱字などには注意する必要があります。

 

経験が浅い段階で社外文書を作成した場合は、
自己判断で提出するのではなく、必ず上司に確認をお願いしましょう。

不明瞭な言葉や表現の内容に、また、作成する自分自身も
理解できる内容であることが基本条件ですハーイ(^O^)/

 

 

ビジネス文書の基本的な書き方とは?

Original update by:いしだひでヲ

 

では次に、ビジネス文書の基本的な書き方を見ていきましょう。

 

まずは何を言いたいのか、何を相手に伝えたいのかを明確にすることです。自分でもよく分かっていない内容を文書に起こすのでは相手にも伝わりません。作成する文書の趣旨を確認するなどして理解しましょう(・_☆)

内容は決してダラダラ書かずに、簡潔な言葉でまとめましょう。
読みやすい上に好感が持てる文書が理想です。

 

一から十まで説明を長々としているようなビジネス文書では、
何を言いたいのかが相手に伝わりませんし、読む側も嫌になります。

するとあなたの印象まで落ちてしまうのです。

 

社外文書では相手先の会社名、氏名、敬称など誰宛てなのかをしっかりと明記することです。

そして作成日時も記載し、いきなり本題ではなく挨拶文をきちんと入れましょう。

そして忘れがちなのが自分のことです。どこの会社のどこの部署の誰なのか、を忘れずにきちんと書きます。

 

最後に読み直して誤字脱字がないか、読みにくい文章はないかなど、
入念にチェックしますφ(・_・”)メモメモ

社外文書であれば上司に報告、チェックしてもらうと良いでしょう。
宛先と挨拶文を書くこと、内容は簡潔さを重視することが大切です。

 

 

ビジネス文書のあるべき形とは?

ビジネス文書のあるべき形というものをご存知ですか。
ビジネス文書は企業での情報交換には欠かせないものです。

企業の中では情報のやりとりから意思疎通にしても、
口頭でやり取りすることは非常に少ないです(゚ロ゚;)エェッ!?

 

企業ではたくさんの情報が日々やり取りされ、
また途中で変更があることも日常茶飯事です。

口頭で言っただけでは正しい内容として伝達されにくいですし、忘れてしまいます。

 

そこで、ビジネス文書として残すことで、当時の情報を正しく伝え、
間違いを防いだり記録として・証拠として残す役割をしています。

途中で変更になったプランも後で思い返した時に、
記憶に頼るのと文書にして残しておくのでは、正確さが違いますよね。

あなたが作るビジネス文書は、後日、何かの証拠になりうる
重要な書類のひとつなのですw( ̄△ ̄;)wおおっ!

 

たかが報告書ひとつにしても、あなたの実績を残し証明するものです。
数年後に読んでも理解できるように作成することが大切ですね。

最低限の礼儀や秩序を守って見やすい文書を心がけましょう。

場合によっては手書きもOKですが、
その場合も丁寧に書くようにしましょうね。

 

 

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社会人に必要なビジネスマナーとは?どうやって学ぶべき?

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まとめ

いかがでしたか?

ビジネス文書は社会人には常識ともいえるものです。
まずは基本を押さえて丁寧に作成してみましょう。

そして間違いなどの指摘についてはありがたく受け止め、
同じ間違いを起こさないように務めることが重要です。

そんな小さな努力を重ねるうちに一人前の社会人になっているはずです( ̄ー+ ̄)

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