封筒入りの文書を頼まれてしまった
宛名や書き方はどうするんだろう｢(ｰﾍー;)え～と．．．
Original update by：acworks
ビジネス文書のやり取りはメールが主流になっていますが、
中には書類などを封筒に入れて相手に送るという手段を使う場合もあります。
その場合はビジネス文書作成だけでなく、
封筒の選び方や宛名の書き方など注意すべき点が増えてきます。
ここではビジネスにおける封筒の選び方から宛名の書き方まで、
注意する点を踏まえて考えていきたいと思います(*’へ’*) ﾝｰ
目次
ビジネスで使われる封筒の種類とは？
現代では手紙を出すことは減ってしまいましたので、
ビジネスにおいて封筒を使う事になった場合に戸惑う人も多いのではないでしょうか。
まず、ビジネスに使われる封筒の種類から見ていきましょう。
ビジネスで使用する封筒の種類は大きく分けて3種類です(o^∇^o)ﾉ
・長形封筒
長形封筒は封筒の縦の長さが幅の２倍以上あり、
封入口が短い辺についていることが特徴です。
縦書きの文書と相性が良いので「和封筒」とも呼ばれています。
A4サイズやB5サイズを折りたたんで入れることが多く、
定形郵便として安価に送付できるメリットがあります。
・角形封筒
角形封筒は長形封筒に比べ横の比率が大きく正方形に近い形状が特徴です。
重要なA4サイズの書類を折りたたまずに入れることができます。
カタログや書籍など、折り曲げることができない書類にも適していて、
ビジネスの場で使用率が高い封筒といえます。
・洋形封筒
名前の通り海外で主流となっている封筒で
通常の手紙にも使われるサイズです。
手軽でデザインが良いものが多いのが特徴ですね。
招待状やダイレクトメール、イベントの案内状などに使われます。
請求書など降りたたで入れる文書にも適しています。
ここで上げた封筒の中から、書類の重要性や用途に合わせて
適した種類や大きさを選択してみてください(・_・)/ ﾊｰｲ
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ビジネスシーンにおける封筒の宛名の書き方とは？
封筒で書面を送る場合はその宛名の書き方も重要になってきます。
ビジネスにおける封筒の宛名の書き方を見ていきましょう。
前提条件として縦書きで書きます(ﾟ∇ﾟ ;)ｴｯ!?
日本語の文字が美しく見え、礼儀正しい印象を与えます。
1.切手を左上に貼ります。
封筒が縦型でも横型でも同じ、左上になります。
2.次に相手の住所を書きます。
郵便番号の右端に合わせて、郵便番号から人も自分空けた辺りから書き始めます。
番地などの数字も漢数字で書きましょう。
3.次に相手の所属部署名を書きます。
住所から一行分開けて住所の2文字目に合わせて書き始めます。
会社名に続けて書く場合と会社名を書いたら改行して書く場合があります。
封筒の大きさに合わせて書き分けましょう。
4.次に役職名と相手の名前を書きます。
役職名が4文字までなら、名前の上に書きます。
5文字以上なら名前の右に小さ目に書きます。
名前の下には「様」を付けますが、役職があれば「課長」や「課長様」とします。
役職も名前も分からない場合は「担当者様」としましょう。
会社などの団体に対して送る場合は「御中」と付けます。
5.続いて裏面です。
まず封締めには「〆」と書きます。
「×」に見えないように気を付けましょう。
6.宛先と同じようにあなたの住所・氏名を中央に書いていきます。
下揃えにした方がキレイに見えます。
7.封かん日を入れる場合は裏側の左上に日付を書きましょう。
以上が封筒の宛名の書き方の基本ですφ(・ω・ )かきかき
ビジネス用の封筒を送る際の注意点とは？
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宛名が書けたら実際に封筒に入れる前にチェックしてもらいたい注意点があります。
相手に失礼の内容に必ず確認しましょう(´ー*｀)ｷﾗｰﾝ
・宛名に誤りがないか
相手の会社名、肩書、名前に間違いがないかは念入りに確認しましょう。
また名前の漢字間違いも意外に多いものです。
もちろん自分の情報にも誤りがないかチェックしてくださいね。
・切手を貼ってあるか、切手の位置
切手を貼らずに送ってしまっては大切な書類が期限までに届かないことになり、
ビジネスに多大な迷惑をかけることになります(･Θ･;)ｱｾｱｾ…
切手を貼ったか、しっかり貼られているかを確認します。
切手は封筒の左上が常識ですので、正しい位置に貼られているかも重要です。
・封筒の中身を確認
封をする前に封筒の中身を再度、確認しましょう。
他の会社への書類ではないか、送るべき書類なのかは重要です。
下手すれば情報漏えいの危機でもあるので、しっかり確認しましょう。
また書類の向きや入れ方にも気を使ってください…o(;-_-;)oﾄﾞｷﾄﾞｷ
受け取る側が気持ちよく開封できるように、
入念なチェックと心遣いをいつも意識しましょう。
相手から返信が欲しい場合のマナーとは？
送った封書に対して返事や返信が欲しいという場面もあると思います。
そんな時に相手がスムーズに返事が出来るように気を付けるべきマナーがあります。
招待状などを送った場合に相手から返信が欲しいのであれば、
返信用はがきを一緒に送ることです(￣▽￣) ﾆﾔ
また文書として返信が欲しい場合は返信封筒を同封すると良いでしょう。
そして文中に期限と返信が欲しい旨を一言記載します。
また、何においても期限はゆとりをもって決めるようにしてください。
期限を述べる時にこちらの都合を押し出して傲慢な態度ではいけません。
「こちらで集計をしなければいけませんので、○月○日までに必ず返信いただきたく存じます」
例えば、上記のような文章では、
こちらの都合を押し付けている形になるのでタブーです。
相手方にも仕事があり、忙しい時期かもしれませんΣ(T□T)
そこに邪魔するのですから、あくまで下手に出てお願いするのが筋です。
「大変お忙しいところ恐れ入りますが、○月○日までに返信いただけると幸甚です」
というようにあくまで相手を立てる書き方で、
相手に気持ちに添ってくださいね。
まとめ
いかがでしたか？
あらためて封筒入りのビジネス文書を送ると考えると、
普段とは違って気を使うのが分かると思います。
でもこれをサラッと出来るようになったらカッコイイですよね。
まずは基本を忠実に押さえて相手に失礼のない
書類の送り方をマスターしてくださいねv(*’-^*)-☆ ok!!
