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ビジネスメールの件名には何を書けばいいの?具体例はある?

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ビジネスメールには件名が必須(p_q*)シクシク

具体的には何を書けばいいの?

 

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Original update by:アトリエ100

 

友達とのメールでは気にすることがなかったけれど、
ビジネスメールでは必ず必要となるのが「件名」です。

慣れるまでは件名を入れ忘れてしまって、
上司や先輩に注意されることもしばしば…。

 

そもそも件名って何のためにあって、何を入れたらいいの?
と疑問を感じている人もいるはずです。

ここではビジネスメールの件名の意味や使い方をまとめました(⌒-⌒)ニコニコ…

 

ビジネスメールに件名が必要な理由とは?

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ビジネスの世界ではほとんどの人が時間と戦っています。限られた時間の中で成果を出すために、様々な対応策を練っているのです。そして忙しい人ほどメールをもらう数が多いのも事実(-。-;)

そこでビジネスメールには件名が必要になってきます。

 

ビジネスメールに件名がないと多くの場合は、注意や指摘をされます。どうしてそんなに重要なのか、メール本文を読めば分かるのに…と思いますよね。

しかしビジネスでは何事も優先順位を決めて仕事をしなければなりません。何十、何百と送信されてくるメールをひとつひとつ開いて見ている時間はないのです。

 

件名は本文を読まなくても内容が分かるようにするために付けます。
パパッと受信メールを確認して件名で判断できれば、そこで優先順位も決められます。

 

優先順位の高いものからメールを開いていけば、仕事の効率も上がりますし、
速やかな対応ができるのです( ̄▽ ̄) ニヤ

そのくらい重要な役割が「件名」にはあるんですよ。

 

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ビジネスメールの件名には何を書けばいいの?

ビジネスメールの件名が重要なことが分かったところで、
実際に何を書けばいいのか分からないという場合もあるでしょう。

 

件名に書くべきことは件名を読めば、メールの内容が分かるように書くことが大切です(^ー^* )フフ♪
相手にどうしてほしいのか、相手に何を知って欲しいのかを書きます。

例えば件名の頭に「プロジェクト名」を入れて何の業務に関する内容か、件名を見るだけでもなんとなくわかるようにしたり、確認なのか、共有なのか、依頼なのかを先に書いておくのも一つの方法です。

 

またメールを送信した日付を入れておくのも分かりやすいですね。

至急対応が欲しい場合は件名の頭に【至急】などを入れると伝わります。もちろん「至急」だけでなく内容を簡潔に書きましょうΣ(|||▽||| )

自分の要件を簡潔に書く場合は分かりやすい言葉で書きます。「○○の件」や「○○の確認をお願いします」などシンプルかつ伝わる文章を心がけてくださいね。

 

ビジネスメールの件名を書く時に注意することは?

Original update by:acworks

 

件名を書くときに注意することはあるのでしょうか。

 

件名が長いと内容が伝わらない

あまりに長い件名は受診リストに表示された時に、
途中で見きれてしまう恐れがあり相手に伝わりません。

これでは肝心な内容が伝わらない恐れがあります。

 

「○○さんへ」だけでは伝わりません

件名に手紙のように「○○さんへ」としている人をたまに見かけます。

これは件名としての役割を果たせていません(o ̄∇ ̄)o!!ガーン

メール本文の内容に対する要約文を入れるべきですので、
相手の名前を入れたところで件名が入っていないのを同じことです。

 

もし件名に困ったら

件名はメール作成時の割と早い段階で登場するものですが、
もしパッと浮かばないようであれば、先に本文を書いてしまいましょう。

本文を読み返せばおのずと要点が見えてきます。

最後に件名を書けば内容に沿ったものが書けるはずです(´▽`) ホッ

 

しかしこの場合、本文に満足して件名を書き忘れる可能性もあるので、
十分に確認をして注意しましょう。

 

とても分かりやすいメール件名の具体例はコレ!

最後に分かりやすい件名とはどんなものなのか、実際に具体例をいくつか見ていきましょう。

 

お願いする案件

相手に行ってほしいことをお願いする場合の件名です。
件名ではダラダラとした謝罪や理由は省きますε=(。・д・。)フー

 

「○○の見積もり作成のお願い」
「領収書(○○)の再発送のお願い」
「アポイント(3/16)の変更に関するお願い]

 

このようにお願いする内容といつのものかなどが分かればOKです。

 

依頼する場合

相手に依頼をする場合も同じことが言えます。
依頼の経緯や依頼に至るまでの理由などは後回しです。

何についての依頼なのか、ハッキリ正確に書きましょう。

 

「打ち合わせ時間変更の依頼」
「○○システム不具合による調査依頼」
「○○資料の確認依頼_○月○日」

 

これなら何を言いたいのかが相手に伝わりますよね(*^^*)ポッ

 

その他、よく使う件名いろいろ

お願いや依頼の他にも件名は必要になります。
ここではよく使う中でも一部の例を上げていきます。

 

「取締役会議の招集通知」
「○○プロジェクトに関する人員増強のご相談」
「○○調査の未提出に関するお伺い」

 

これらを上手に工夫して相手に伝わる件名を心がけていきましょう(゚▽゚*)ニパッ♪

 

まとめ

いかがでしたか?

件名は慣れるまでは何を書こうか時間がかかると思います。
先輩のメールを参考にして、良いなと思う件名はメモしておきましょう。

件名が空だと内容を読まずに削除されてしまう場合もあります。
もう一度、件名の重要さを考えてみてはいかがでしょうか(゚ー゚)(。_。)ウンウン