あっ忘れていた！
上司からメールをもらっていたんだった(￣Д￣;) ガーン
返信するのを忘れてた・・・
Original update by：すしぱく
社会人になったばかりは毎日のノルマをこなすだけでも大変ですよね。
そんな中、ビジネスメールは時間を選ばずに引っ切り無しに訪れます。
つい忙しさに負けてもらっていたメールの返信を忘れていた！なんてことも・・・
それが上司からのメールだった場合は焦りますよね。
今回は上司からもらったメールの返信について学んでいきましょう。
返信を忘れてしまった場合の対応法、更に返信があった場合の対応法など、
すぐに使えるメールマスター法をご紹介していきます(￣m￣* )ﾑﾌｯ♪
目次
上司にメールを返信する場合の件名は？返信を忘れていた場合は？
上司に関わらず受けたメールに対して返信する場合は、
相手のメールの履歴が残るように返信をします(・へ・;;)
受け取ったメールを開いて「返信」ボタン等を押せば、
「履歴付返信」などを選べますので、基本的には履歴付で返信しましょう。
履歴付で返信する場合、件名には自動的に「Re」が付いていると思います。
これはこのメールが返信だと相手に知らせるためのものなので、消す必要はありません。
件名も余程のことがない限り書きかえる必要はないでしょう。
受け取ったメールの案件についてやり取りをしているのが分かりやすくなります。
もし件名を変更する場合も「Re」だけは消さないようにしましょう。
そして要件を短く書いていきます∠(・_・)ﾗｼﾞｬ
もし、返信をするのを忘れていた場合、
何か件名に書き加えたほうがいいのではないかと悩んでしまうかもしれません。
しかし、この段階でメールの返信を忘れてしまったことに対しての謝罪はいりません。
件名はあくまで用件を簡潔に書く場所です。謝罪の言葉は本文の中で述べるようにします。
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上司のメールに返信する際のマナーは？
では、次に上司からもらったメールに対する返信のマナーを見ていきましょう。
まず、メールといえども正しい敬語を使いましょう。
メールというのは普段から連絡手段として使われるようになりました。
そんなことから、ついフランクな調子が出てしまうことがあります。
メールだからといって不自然な敬語や妙な敬語を使うのは、マナー違反です乂(>◇< )絶対ﾀﾞﾒ!
話をする時と同じように丁寧な敬語を心がけましょう。
また、上司に返すメールの返信は分かりやすくシンプルな内容にしましょう。
上司はあなた以上に受け取るメールの数が多いはずです。
件名もそうですが、パッと見て分かりやすい、理解しやすい内容の書き方が喜ばれます。
できるだけメールにかける時間は少なくしたいものです。
すぐに読めて理解しやすいメールは話も早いですし、仕事の効率もあがります。
最後に、あくまでビジネスメールなので顔文字や絵文字は禁止です。
上司だけではなく同僚や後輩に対しても同じです((φ(-ω-)ｶｷｶｷ
また急ぎのメールだった場合や、返信が遅れてしまった場合は、メール送信後、
実際に上司のもとに出向いてメールを送った旨を口頭で伝えると良いでしょう。
メールの返信が遅くなってしまった場合はどうする？
Original update by：すしぱく
メールをもらっていたことを忘れていた、他の仕事でメールの返信ができなかった・・・
理由は何であれ、メールの返信が遅れてしまう場合があると思います。
メールを送信した上司側としては、特に返事が欲しい場合、
業務が止まっているということも考えられます∑(=ﾟωﾟ=;) ﾏｼﾞ!?
まず、返信したメールの中に謝罪の一言は必ず入れましょう。
出来れば遅れた理由も簡潔に記載すると良いです。
やってはいけないのは、何事もなかったかのように返信だけして、後で上司に指摘されることです。
自分に非があるのですから、申し出てでも謝罪をするべきです。
謝罪の言葉は本文の初めか終わりが良いでしょう。
上司の人柄やメールの緊急性にも寄ります(￣ー￣； ﾋﾔﾘ
上司がメールの返信がないことに腹を立てているのであれば、
本文の初めにまず謝罪の一言を入れる方が良いです。
しかしそのメールが緊急性のあるもので、内容を重視したものであれば、
まず内容に対しての返信を書く方が良いでしょう。
どちらにしろ、上司と顔を合わせられる距離にいるのであれば、
メールだけでなく、直接謝罪することも重要です。
上司から再び返信メールがあった場合はどうする？
あなたが出したメールに対して、また上司から返信があることがあります。
その場合は焦らず、落ち着いて対処しましょうε=(￣｡￣;)ﾌｩ
まず上司からの返信メールをしっかりと読みます。
その時に早とちりや早飲み込みをしないように、一文一文を理解しましょう。
上司からのメールだからといって、必ず返信が必要ということもありません。
内容によってはあなたで切り上げて良い場合もあります。
上司からのメールの内容を理解した結果、まだ話が続いている場合や、
あなたに意見を求めている場合は返信が必要です。
速やかに対応して返信をしましょう。
上司からのメールが「了解しました」や「ありがとう」など、
締めに入っている場合は、それ以上の返信は不要です。
ビジネスメールは最低限の要件が伝われば問題ないのです。
プライベートの会話を重視するメールとの違いはここにあります。
返信をするべきか、返信不要なのかを判断するには、上司からのメールを
しっかりと読んで理解することが大切です(￣∇+￣)vｷﾗｰﾝ
まとめ
いかがでしたか？
上司からのメールだからと緊張してしまうのは分かりますが、
ビジネスメールは基本的な流れは同じです。
上司であろうとなかろうと、敬語と簡潔な文章を心がけて
自分に非があれば謝罪をし、顔文字は避けるというのがマナーですね。
誰に対しても気持ちの良いやり取りができるように練習しておきましょう。
