FAXを送る際のマナーや注意するべきポイントとは？

会社ではFAXを使うのが普通らしい(-＿-)ｳｰﾑ

今後頼まれた時のためにFAXについて知りたい！

 

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会社同士のコミュニケーションツールと言えばメールが主流ですが、
ビジネスの世界ではFAXもまだまだ、使用用途が高いです。

そんな中、日常の生活の中でFAXを使ったことのない人にとっては、まさに未知の世界ですよね。

そこで、ビジネスでFAXを使う時の基本的な送り方やマナー、
注意事項などの気を付ける点をまとめました(*^-^)ﾆｺ

 

FAXを送る前に確認しておくことは？

 

 

まずはFAXを送る前に確認しておきたいことがあります。特に初めてお取引先にFAXを送る時は細心の注意を払わなければなりません。

間違った相手先に送るということは、会社の情報を外部に漏らすことになり重大な情報漏えいに繋がるからです(￣▽￣;)!!ｶﾞｰﾝ

FAXを送ることになったら、そのFAX番号が間違っていないか必ず確認をするようにしましょう。

 

 

次にFAXを送った後のことも頭に入れておきます。こちらの都合で送ったFAXが相手側に届いたとしても誰も見なければ、その情報は置き去りのままです。

情報を伝えたい相手が見る前に別の人に見られては大変なので、FAXを送る前に、相手側にメールや電話で連絡を入れましょう。

 

送信したFAXをすぐに見てもらうのが理想的です。
その為には送信する前に、相手側に一報いれておくのが１番安全です。

 

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FAX送信時に注意するべきポイントは？

今度はFAXを送る際に、送る情報の内容を見ていきましょう。
FAXはセキュリティが守られた安全なツールとは言い切れません。

最悪、届かない場合や無関係の人に情報が漏れてしまう可能性がゼロではないのです。そういったことを見越したうえで、FAXの内容をしっかり確認しましょう。

 

会社にとって有益な情報や、情報漏えいになるような内容が記載されていないかよく確認してください(｢ﾟｰﾟ)ﾄﾞﾚﾄﾞﾚ..

自分で判断できない場合はうやむやにせず必ず先輩や上司に相談しましょう。

 

また、大量にFAXを送る場合は相手側に事前に伝えておきます。送る内容、全部で何枚送るのかなど、相手が困らないように配慮するのがマナーです。

FAXの中に送り主であるあなたの会社名や、責任者の名前が入っているかも送信する前に確認します。電話で連絡をするからといっても、誰からのFAXなのかを分かるようにするのは最低限のビジネスマナーですね。

 

FAX送信時に番号を打ち間違えることのないように、慎重に打ちましょう。自信がない場合はもう１人助っ人を立てて、番号を確認してもらいますφ(・＿・”）ﾒﾓﾒﾓ

FAXを送る際に二重チェックを実施している会社も少なくありません。
その場合は会社の規定に従いましょう。

 

FAXを送る際の基本的なマナーとは？

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FAXを送る時の基本的なマナーを紹介します。

FAXを送る場合は、送られた相手がスムーズに確認できるように配慮しましょう。

 

よくやってしまいがちなのは、いきなり本文の書いてあるFAXを送ることです。１枚ならともかく、数枚ある場合は相手にとって分かりずらい結果になります。

また、従業員が複数名いるような職場の場合は、事務職の方など違う人がFAXに届いた書類を確認する場合もあるため、こういう場合は対応に困ってしまいます。

 

そうならないためにも、FAXを送る時には１番最初に「送信状」をつけて送るのがマナーです。 (ﾟ∇ﾟ ;)ｴｯ!?

さて、送信状とは何のことでしょう。

 

送信状とは用件や枚数などを書いた書面のことです。

FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどと呼ばれていいます。

 

役割としては以下の通りです。

 

通常はこういった内容を送信状に書いて最初に送信し、続けて本題の資料を送るのがマナーです(ﾟｰﾟ☆ｷﾗｯ

 

他にもよく使う方法としては、枚数が多い場合は１枚１枚に通し番号を付けると親切ですね。相手に対してコメントがある場合も送信状に記載します。

 

提出が遅れてしまった謝罪や、分かりにくい点についての補足などが該当しますね。

こういった受け取る側への気遣いができるかで、FAXの印象は変わってくるのです。

 

逆にFAX受信時のマナーはある？

ここまでFAXを送信する場合のことを書いてきましたが、逆にFAXを受け取る場合のマナーも見ておきましょう。

 

まず、受取は後回しにせず、連絡をもらったらすぐに受け取るようにします。これは取引先の情報を守るためにも大切なことです。

 

そしてFAXを無事に受け取ることが出来たら、送信者に受け取ったことを伝えます。

大切な情報であればあるほど、送信者はちゃんと届いたか気にしています。こちらで受け取ったことに満足するのではなく受け取りました、ということを送信者に伝えるところまでしっかりこなしましょう。

 

受け取ったFAXについては、然るべき相手に渡すなり、自分あての場合はしっかり内容を確認して、最後はシュレッダーなどを使用して処分します。

 

取引先からの情報の扱いは自社の情報以上に慎重になりましょう。

信頼関係を壊してしまうことにもなりかねませんよ(-。－；)

 

まとめ

いかがでしたか？

 

たかがFAXとは考えずに、ビジネスの一環として頭にいれましょう。

慣れてくればスムーズにできるようになりますが、

確認や注意は怠らないようにしてくださいね。

 

FAXもビジネスマンとしては最低限のスキルになります。

まだFAXを送ったことのない人は、是非参考にしてくださいね(＞▽＜)b OK!!