来客があった場合の対応マナーとは？アポ無しの場合はどうする？

突然の来客対応に慣れないなぁ(*ﾟoﾟ*)~ﾟ ﾎﾞｰ

来客対応のマナーをしっかり学びたい！

 

Original update by：acworks

 

会社には様々な人が訪れます。
その中には誰とも約束がなく、急に訪れた人もいるでしょう。

そんな時にも焦らずに落ち着いた対応ができる人はさすがですね。

今回はそんな来客対応について考えていきましょう。

 

特にアポなしで着た来客に対してどう対応するのが良いのか、
事前に分かっていれば対応も変わってきますよ(￣▽￣) ﾆﾔ

 

来客があった場合に最初にやることは？

 

 

まず来客があった場合の基本対応を振り返りましょう。

 

来客があり、その相手が見えたら、すぐにお迎えする体勢になりましょう。もし椅子に座っているのであれば、スッと立ち上がり相手に身体を向けます。

無愛想ではよくありませんが、ニヤニヤしているのも相手の気を悪くさせてしまいます。ポーカーフェイスで好感が持てる表情も練習しておきたいですね。

 

相手が近くに来たらまずは挨拶です。「お待ちしておりました」「お世話になっております」など時間帯や相手に合わせましょう。女性なら挨拶の時には笑顔を見せると、相手も話しかけやすくなります。

 

次に相手のことを尋ねます。自分から名乗ってくれる場合もありますが、情報が足りない場合もあるのでこちらから質問する内容を把握しておきましょう。

会社名、部署名、名前を聞いて、事前にアポがあるのか確認します。そして、どこの部署の誰に用事があるのか確認しましょう(・_・D ﾌﾑﾌﾑ大きな会社の場合は同じ苗字がいる場合もありますので、名前はフルネームで聞くと間違いがないですよ。

 

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アポ無しのお客様だった場合の対応マナーは？

来客してきた人が事前にアポをとって来られた場合はいいのですが、中にはアポなしで訪れる人がいます。そんな時も冷静に対応したいものです。

アポを取っていないと言われた場合は、相手の会社名、部署名、名前を聞いた上で、ちょっと待ってもらいます。そして担当者に連絡を取ります。

担当者が空いていればすぐに取次ぎができますし、空いていない場合は後日という形になるでしょう。担当者のその日の予定などを考慮して対応を決めます。

 

 

担当者が空いている、または数分後に出てこられる場合

担当者が来客対応ができると判断した場合は、それをお客様に伝えます。そして打ち合わせを行う部屋か、待っていてもらうための部屋に案内しましょう。少し時間がかかる場合は遅れる旨を伝えておきます(；´Д`A “`

 

 

担当者が空いていない場合

その日は担当者が忙しく時間がないという場合もありますね。その場合はお客様に丁寧にお断りをしましょう。

そして別日に来られる日はないかなど、こちらからアポを取るようにします。初めて来たお客様の場合は名刺を預かっておきましょう。

 

 

お客様が帰る際はしっかりと頭を下げてお詫びしましょう。

担当者に来客があった旨を伝えることを忘れずに(*￣∇￣*)ｴﾍﾍ

 

お客様を部屋に案内する場合の対応マナーとは？

Original update by：ほしよ

 

お客様を部屋に案内する際も、失礼の内容に対応しなければなりません。
まず口頭でお客様を案内する部屋を説明します。

 

「○階の○○というお部屋にご案内します」

この一言があればお客様も安心しますし、察しがつきます(⌒～⌒)ﾆﾝﾏﾘ

続いて道案内をしながらお客様を誘導します。その時に自分だけスタスタ歩いて行ってしまってはお客様が迷ってしまいます。

歩調を合わせること、時々振り返って様子を伺うなど、忘れないようにしましょう。エレベーターなどに乗る際に、急に止まるのではなく声をかけます。

 

「あちらからエレベーターに乗ります」などが良いですね。エレベーターではドア付近でお客様を誘導しましょう。

部屋に到着したら、ドアを開けて入ってもらうように促します。立ちっぱなしで待たせないように、座る場所まで誘導しましょう。お客様なので上座に案内しますv(‘▽^*)ォッヶー♪部屋が寒かったり、暑かったりする場合には、空調をいれましょう。

最後にお客様に「担当者をお呼びします」等、声をかけて部屋を出ます。
その後、担当者にお客様を部屋に通したことを伝えておきましょう。

 

お客様をお待たせする場合の対応マナーは？

担当者が遅れる場合は、その旨をお客様に伝える必要があります。
部屋に通したら、担当者が来るまでに時間をもらうことを伝えましょう。

お詫びの気持ちを込めて丁寧に説明します。
待ち時間がある場合は、お茶を出します( ^-^)_旦””

 

部屋への案内と一緒にお茶出しをするのではなく、まずは、部屋への案内、次にお茶出しと分けて行いましょう。お茶出しが終わったら「今しばらくお待ちください」などひと声かけて部屋を出ます。

 

その後も、担当者が対応に行くまではお客様を気にかけるようにしましょう。
案内だけして待ちぼうけを食らわせてしまうのは失礼です。

時々、担当者の様子を見に行ったり、時間がかかりそうならお茶を入れ直したり、
場をつなぐ役割としても動けるようにしたいですね(ﾟдﾟ)(｡_｡)ｳﾝ!

 

 

まとめ

いかがでしたか？

来客があった場合はアポ有でもアポ無でもとにかく冷静に対応しましょう。
慣れない人ほど、来客に構えて対応するのでぎくしゃくしてしまいます。

お客様も緊張している場合が多いので、こちらが落ち着いていると安心されますよ。

来客時の流れを頭に入れてスムーズな対応を心がけましょう(￣∇+￣)vｷﾗｰﾝ